Marek Cinciala

    Elektronizace HR agend

    Počátek 21. století přinesl trend digitalizace a elektronizace firemních agend. Tyto pojmy v sobě zahrnují modernizaci nepřeberného množství procesů prostřednictvím komunikačních a informačních technologií. V poslední době pozorujeme snahu zaměstnavatelů o elektronizaci HR agend, tedy hledání řešení jak vést a uchovávat písemnosti spojené s pracovněprávními vztahy pouze v elektronické podobě za účelem urychlení procesu vyhotovování, podepisování a nakládání s nimi a snížení nákladů na jejich archivaci.

    Elektronizace pracovněprávní dokumentace nemá v současné době oporu v legislativě České republiky. Z toho důvodu se v každém potenciálním řešení skýtá jistá míra rizika, se kterou musí zaměstnavatel počítat a musí si vyhodnotit, zdali je pro něj podstupované riziko únosné či nikoliv. Rizika přitom budou existovat do té doby, než buď bude přijata obecná právní úprava elektronizace HR agend, nebo na vzniklou situaci zareagují ve své rozhodovací praxi soudy.

    Prvním z rizik (riziko veřejnoprávní), se kterým musí zaměstnavatel počítat, je přístup Státního úřadu inspekce práce a jeho oblastních inspektorátů práce zřízených zákonem č. 251/2005 Sb., o inspekci práce (dále jen „ZoIP“). Činnost zaměstnavatele totiž spadá mimo jiné pod kontrolu tohoto úřadu, jehož hlavním úkolem je kontrola dodržování povinností plynoucích z pracovněprávních předpisů. Podle ust. § 25 ZoIP se právnická osoba dopustí správního deliktu na úseku pracovního poměru tím, že poruší stanovené povinnosti při vzniku, změnách, skončení pracovního poměru nebo neuzavře písemně pracovní smlouvu. Za tyto správní delikty může být právnické osobě uložena pokuta až do výše 2.000.000 Kč, resp. až do výše 10.000.000 Kč. Nejednotně se pak k otázce uzavírání pracovněprávních dokumentů „písemně“, a to elektronickou formou (tj. originál dokumentu neexistuje v listinné podobě, ale pouze v elektronické podobě na datovém nosiči), vyjadřují i jednotlivé oblastní inspektoráty, resp. úřední osoby pracující na těchto inspektorátech, a zaměstnavatel je tak vystaven nekonzistentnímu přístupu k této problematice ze strany úřadu.  Podstupované riziko zahrnuje například neschopnost zaměstnavatele splnit povinnost přeložit na vyžádání kontrolnímu orgánu originály pracovněprávních dokumentů, zejména pracovní smlouvy a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. I zde hrozí sankce za nesplnění povinnosti zaměstnavatelem, a i zde k předkládání „originálů“ dokumentů úřední osoby nepřistupují jednotně. Některým úředníkům stačí kopie dokumentů (což by bylo ideální v případě elektronického originálu dokumentu, kdy úřadu se předkládá de factofotokopie dokumentu), jiní však požadují předkládání originálních listinných dokumentů.

    Druhé riziko (soukromoprávní) plyne z neplnění formálních povinností při vedení pracovněprávní dokumentace zaměstnance a neschopnosti předložit zaměstnanci originály a stejnopisy dokumentů. Podle ust. § 312 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále jen „ZP“), je zaměstnanec oprávněn nahlédnout do svého osobního spisu, činit z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených. Zaměstnanec je tak oprávněn požádat zaměstnavatele o stejnopis pracovní smlouvy, případně dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Pokud by zaměstnavatel disponoval pouze obecným snímkem dokumentu v elektronické podobě, nahlédnutí do osobního spisu se omezuje pouze na nahlédnutí na elektronicky pořízenou kopii dokumentu. Zaměstnavatel navíc není objektivně schopen poskytnout zaměstnanci na jeho žádost stejnopis dokumentu; leda formou elektronické kopie nahrané na datový nosič.

    Hlavním úskalím snahy o elektronizaci tedy je neexistence právního rámce, který by tuto formu dovoloval, a kolize s jednostranně kogentními ujednáními zákoníku práce, která zvyšují ochrana zaměstnance v pracovněprávních vztazích.

    Třetí riziko (opět soukromoprávní), je proces dokazování v soudním řízení, kdy při neexistenci listinného dokumentu, ale pouze jeho elektronické kopie, je zaměstnavatel nucen při nesení důkazního břemene prokázat kdo elektronicky vedenou listinu skutečně podepsal (jinými slovy, „… že dokument byl skutečně podepsán zaměstnancem, jehož se týká“) a zároveň co bylo skutečným obsahem listiny, která byla předložena soudu ve formě vytištěného skenu (jinými slovy, „… že naskenovaný předložený dokument je skutečně tím dokumentem, který zaměstnanec v minulosti podepsal“). Doplňkově k těmto dvěma skutečnostem by v některých případech byl zaměstnavatel navíc nucen prokázat, že elektronický dokument nebyl v mezidobí od jeho podepsání nijak zfalšován, nebo s jeho obsahem, včetně podpisu zaměstnance, nebylo nijak manipulovalo. Procesní postavení zaměstnavatele tím bude ztíženo, nicméně na druhou stranu je zapotřebí upozornit na ust. § 125 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, který stanoví: „Za důkaz mohou sloužit všechny prostředky, jimiž lze zjistit stav věci, zejména (…)“. Z textu ustanovení vyplývá, že cokoliv slouží jako důkaz a tvrzené skutečnosti lze prokázat i řadou jiných důkazů, typicky výslechy zaměstnanců, kteří byli u podepisování dokumentů, interní komunikací apod.

    Výše uvedená rizika lze do jisté míry eliminovat buď formou konverze listinných dokumentů do elektronické podoby, nebo podepisování dokumentů uznávaným elektronickým podpisem (oba způsoby jsou však časově i finančně náročnější), anebo řadou softwarů, které pomocí tzv. sing-padů, šifrování a kódování elektronicky „uzamykají“ dokument a následně zaručují pravost podpisů a originalitu ve smyslu jeho neměnitelnosti v čase.

    S ohledem na výše uvedené je úplné vedení HR agendy v elektronické podobě spojeno s řadou rizik, která je nutno ze strany zaměstnavatele posoudit a případně akceptovat. Interní bezpečnostní systémy a softwary se jeví jako vhodné nástroje pro elektronizaci pracovněprávních dokumentů a HR agendy celkově, jejich používání však je spojeno s řadou úskalí, která mohou být odstraněna pouze změnou právních předpisů, případně judikaturní činností obecných soudů ČR.

    Autor. Marek Cinciala